Política RGPD

Nivairoom (en adelante, «yo» o «nosotros») gestiona una tienda en línea y actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recopilados durante el acceso al sitio web, la realización de pedidos y la prestación de los servicios solicitados por el usuario.

Esta Política RGPD explica los principios aplicados al tratamiento, las categorías de información utilizadas, las finalidades, las bases correspondientes, los periodos de conservación y los derechos que puede ejercer cada usuario.

1. Ámbito de la Política RGPD

Esta política se aplica a los datos personales tratados cuando el usuario:

• Accede o navega por el sitio web.

• Consulta las páginas de productos.

• Añade productos al carrito.

• Inicia o completa una compra.

• Realiza un pago.

• Solicita información sobre un pedido.

• Consulta el estado de una entrega.

• Presenta una solicitud de cancelación.

• Solicita una devolución, un cambio o un reembolso.

• Envía fotografías, vídeos o documentos relacionados con una incidencia.

• Se comunica con nuestro equipo de atención al cliente.

• Configura o modifica sus preferencias de cookies.

Nosotros determinamos las finalidades y los medios esenciales utilizados para tratar los datos relacionados con estas actividades.

El usuario deberá proporcionar información exacta, completa y actualizada. Cuando determinados datos sean necesarios para tramitar una compra o prestar un servicio solicitado, su ausencia puede impedir confirmar el pedido, organizar la entrega, gestionar un reembolso o responder adecuadamente a una consulta.

2. Principios aplicados al tratamiento

Tratamos los datos personales conforme a los siguientes principios:

• Transparencia: informamos de manera clara sobre los datos utilizados, las finalidades, los destinatarios, los periodos de conservación y los derechos disponibles.

• Finalidad determinada: utilizamos los datos únicamente para las finalidades informadas y relacionadas con el funcionamiento de la tienda en línea.

• Minimización: solicitamos únicamente la información razonablemente necesaria para completar cada operación.

• Exactitud: adoptamos medidas para corregir o actualizar los datos cuando el usuario comunique que son incorrectos o incompletos.

• Conservación limitada: mantenemos los datos solo durante el periodo necesario para cumplir la finalidad correspondiente y atender las responsabilidades asociadas.

• Integridad y confidencialidad: aplicamos medidas destinadas a impedir el acceso, la modificación, la pérdida, la divulgación o la eliminación no autorizada.

• Responsabilidad: revisamos nuestras prácticas de tratamiento y conservamos los registros necesarios para demostrar que la información se gestiona conforme a esta política.

Los datos no serán utilizados posteriormente para una finalidad incompatible con aquella para la que fueron recopilados.

3. Categorías y procedencia de los datos

Podemos tratar las siguientes categorías de información:

• Datos de identificación: nombre, apellidos y datos necesarios para identificar al comprador, destinatario o solicitante.

• Datos de contacto: dirección de correo electrónico, dirección de facturación, dirección de entrega y número de teléfono [opcional].

• Datos de compra: número de pedido, productos adquiridos, cantidades, importe pagado, fecha de compra, dirección de entrega y estado del pedido.

• Datos de pago: método utilizado, estado de la operación, referencia del pago y datos necesarios para confirmar o reembolsar el importe. No conservamos información que no resulte necesaria para comprobar la operación.

• Datos de transporte: transportista asignado, número de seguimiento, estado de entrega, intentos de entrega e incidencias comunicadas.

• Datos de atención: contenido de correos electrónicos, solicitudes, explicaciones, comprobantes de pago, fotografías, vídeos y documentos proporcionados voluntariamente por el usuario.

• Datos técnicos: dirección IP, dispositivo utilizado, navegador, sistema operativo, fecha y hora de acceso, páginas consultadas, acciones realizadas y registros relacionados con la seguridad.

• Datos de cookies: identificadores técnicos, preferencias seleccionadas, fecha de la decisión, categorías autorizadas y duración de la configuración.

Los datos pueden obtenerse:

• Directamente del usuario mediante formularios, pedidos y comunicaciones.

• Durante el proceso de compra y pago.

• Durante la preparación, expedición y entrega del pedido.

• Mediante cookies estrictamente necesarias.

• Mediante cookies autorizables después de recibir el consentimiento correspondiente.

• A través de registros técnicos generados durante el uso del sitio web.

No solicitamos información que no sea necesaria para gestionar la compra, prestar el servicio solicitado, mantener la seguridad o atender una solicitud concreta.

4. Finalidades y bases del tratamiento

Los datos personales se utilizan únicamente cuando existe una base adecuada para la finalidad correspondiente.

• Ejecución de un contrato: tratamos los datos necesarios para registrar la compra, confirmar el pago, preparar el producto, organizar la entrega, informar sobre el pedido y gestionar cancelaciones, devoluciones, cambios o reembolsos.

• Consentimiento explícito: tratamos datos mediante cookies no necesarias cuando el usuario las haya autorizado mediante una acción afirmativa. El consentimiento puede retirarse en cualquier momento sin afectar al tratamiento realizado antes de la retirada.

• Cumplimiento de obligaciones aplicables: conservamos determinados datos de pedidos, pagos, facturación, devoluciones y reembolsos cuando resulten necesarios para atender requisitos fiscales, contables, de seguridad o de supervisión.

• Intereses legítimos: podemos utilizar datos limitados para mantener la seguridad del sitio web, prevenir operaciones fraudulentas, detectar errores, proteger los pedidos y mejorar la claridad y el funcionamiento de las páginas.

Antes de utilizar el interés legítimo, valoramos la finalidad perseguida, la necesidad del tratamiento y su posible repercusión sobre los derechos del usuario.

Las principales finalidades del tratamiento son:

• Crear y administrar pedidos.

• Verificar y registrar pagos.

• Preparar y enviar productos.

• Gestionar el seguimiento y la entrega.

• Atender consultas relacionadas con una compra.

• Tramitar cancelaciones, devoluciones, cambios y reembolsos.

• Resolver incidencias sobre productos o entregas.

• Emitir comprobantes y mantener registros contables.

• Detectar accesos anómalos y posibles operaciones fraudulentas.

• Mantener la estabilidad y la seguridad del sitio web.

• Recordar las decisiones relacionadas con cookies.

• Analizar el funcionamiento general de las páginas cuando exista autorización.

Cuando una operación responda a varias finalidades, aplicaremos a cada una la base correspondiente y limitaremos el uso de los datos a lo necesario.

5. Destinatarios y acceso a los datos

No vendemos ni alquilamos los datos personales de los usuarios.

La información podrá facilitarse únicamente a los destinatarios que necesiten utilizarla para prestar el servicio solicitado o mantener el funcionamiento de la tienda en línea.

Estos destinatarios pueden incluir:

• Servicios de procesamiento y verificación de pagos.

• Entidades emisoras de tarjetas para gestionar pagos y reembolsos.

• Transportistas encargados de la entrega o recogida de productos.

• Servicios de alojamiento y mantenimiento técnico.

• Servicios de seguridad y prevención del fraude.

• Servicios contables y fiscales.

• Autoridades competentes cuando exista una solicitud válida o una obligación aplicable.

Cada destinatario recibirá únicamente los datos necesarios para realizar su función.

Por ejemplo, un transportista podrá recibir:

• El nombre del destinatario.

• La dirección de entrega.

• El número de pedido o referencia de envío.

• El número de teléfono [opcional] cuando haya sido proporcionado.

• Las instrucciones necesarias para completar la entrega.

Los destinatarios que traten información siguiendo nuestras instrucciones deberán:

• Utilizarla únicamente para la finalidad comunicada.

• Mantener su confidencialidad.

• Limitar el acceso al personal autorizado.

• Aplicar medidas de seguridad adecuadas.

• Eliminar o devolver los datos cuando dejen de ser necesarios.

El acceso interno a los datos también se limita a las personas que necesiten utilizarlos para preparar pedidos, prestar atención, gestionar incidencias o mantener la seguridad.

6. Conservación y protección de los datos

Los datos personales no se conservarán durante más tiempo del necesario para cumplir la finalidad correspondiente.

Aplicamos los siguientes criterios:

• Datos de pedidos y pagos: se conservarán durante el periodo necesario para preparar la compra, completar la entrega, atender devoluciones o reembolsos y mantener los registros fiscales y contables correspondientes.

• Datos de atención al cliente: se conservarán mientras la solicitud esté abierta y, posteriormente, durante el periodo necesario para demostrar cómo fue gestionada.

• Datos de transporte: se conservarán mientras sean necesarios para completar la entrega, comprobar incidencias y resolver posibles reclamaciones.

• Datos de devoluciones y reembolsos: se conservarán durante el tiempo necesario para recibir e inspeccionar el producto, tramitar el resultado y atender responsabilidades pendientes.

• Datos basados en el consentimiento: se conservarán hasta que el usuario retire su consentimiento o hasta que finalice el periodo informado.

• Preferencias de cookies: se conservarán durante el plazo indicado en el panel de configuración o hasta que el usuario modifique su selección.

• Registros de seguridad: se mantendrán durante un periodo limitado y proporcional a la detección y revisión de accesos anómalos, errores o intentos de fraude.

Cuando finalice el periodo correspondiente, los datos serán eliminados, bloqueados o transformados para que dejen de identificar directamente al usuario.

Aplicamos medidas destinadas a proteger la información, entre ellas:

• Control de acceso a los sistemas.

• Limitación de permisos según las funciones realizadas.

• Protección del proceso de compra y pago.

• Supervisión de actividades anómalas.

• Conservación segura de los registros necesarios.

• Copias de seguridad cuando resulten necesarias.

• Revisión periódica de los periodos de conservación.

• Eliminación segura de la información que ya no sea necesaria.

Si se detecta una incidencia que pueda afectar de forma relevante a los datos personales, evaluaremos su alcance, adoptaremos medidas correctivas y facilitaremos la información necesaria a las personas afectadas cuando corresponda.

7. Derechos del usuario

El usuario puede ejercer los siguientes derechos:

• Derecho de acceso: solicitar confirmación sobre si tratamos sus datos y obtener información sobre las categorías utilizadas, las finalidades, los destinatarios y el periodo previsto de conservación.

• Derecho de rectificación: solicitar la corrección de información incorrecta, incompleta o desactualizada.

• Derecho de supresión: solicitar la eliminación de datos que ya no sean necesarios, siempre que no exista un motivo que requiera conservarlos.

• Derecho de limitación: solicitar la suspensión temporal de determinadas operaciones mientras se comprueba la exactitud, la finalidad o la necesidad de conservar los datos.

• Derecho de oposición: solicitar que dejemos de realizar un tratamiento basado en intereses legítimos, indicando las circunstancias relacionadas con su situación.

• Derecho de portabilidad: solicitar los datos facilitados en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica cuando se cumplan las condiciones aplicables.

• Derecho a retirar el consentimiento: retirar en cualquier momento la autorización concedida para cookies no necesarias u otros tratamientos basados en una decisión voluntaria.

• Derecho a presentar una reclamación: dirigirse a la Agencia Española de Protección de Datos cuando considere que su solicitud no ha sido atendida correctamente o que sus datos no se han tratado de forma adecuada.

La retirada del consentimiento no afectará a las operaciones realizadas antes de recibir la solicitud.

El ejercicio de un derecho no exige el pago de ninguna tarifa. Cuando una solicitud sea manifiestamente infundada o excesivamente repetitiva, podremos solicitar un importe razonable relacionado con los costes administrativos o rechazarla, explicando los motivos.

8. Presentación y respuesta de solicitudes

Las solicitudes relacionadas con los datos personales podrán enviarse al correo electrónico de atención al cliente indicado en la sección 10.

La solicitud deberá incluir:

• Nombre del solicitante.

• Dirección de correo electrónico asociada al pedido o a la consulta.

• Derecho que desea ejercer.

• Descripción clara de los datos o de la operación afectada.

• Número de pedido, cuando la solicitud esté relacionada con una compra.

• Información razonable que permita comprobar la identidad del solicitante.

Solo solicitaremos la información necesaria para comprobar que la petición procede de la persona correspondiente. Una vez verificada la identidad, utilizaremos los datos aportados exclusivamente para gestionar la solicitud.

Procesaremos las solicitudes válidas sin demora indebida y, como máximo, en el plazo de un mes desde su recepción.

Cuando la complejidad o el número de solicitudes lo haga necesario, el plazo podrá ampliarse hasta dos meses adicionales. En ese caso, informaremos al usuario dentro del primer mes, explicando la ampliación y sus motivos.

Si no aceptamos total o parcialmente una solicitud, comunicaremos la decisión, explicaremos sus motivos e indicaremos las opciones disponibles para presentar una reclamación.

9. Política de privacidad y Política de cookies

La información general sobre las categorías de datos, sus finalidades, los destinatarios, los periodos de conservación y los derechos del usuario está disponible en nuestra Política de privacidad.

Las cookies estrictamente necesarias podrán utilizarse para mantener el carrito, completar el pago, proteger la seguridad y recordar la decisión del usuario.

Las cookies que no sean estrictamente necesarias permanecerán desactivadas hasta que el usuario haya recibido información suficiente y haya expresado su autorización.

El usuario podrá aceptar, rechazar o configurar estas cookies por categorías. También podrá modificar posteriormente su selección o retirar la autorización mediante el panel disponible en el sitio web.

La información sobre las categorías utilizadas, sus finalidades, su duración y la gestión de preferencias se encuentra en nuestra Política de cookies.

10. Datos de contacto

Dirección de contacto: IKEDA-CHO 472-2, SUZUKA, PREFECTURA DE MIE, 513-0032, JAPÓN

Teléfono de atención al cliente: +81 (704) 359 32 49

Correo electrónico de atención al cliente: presales@nivairoom.com

Horario de atención en línea: Lunes a Viernes, de 9:00 a 12:00 y de 14:00 a 18:00 (hora de Europa Central, CET)